От Excel и ручных отчётов к централизованному источнику данных: что показали на вебинаре по управлению оргструктурой

Часто компании сталкиваются с одной и той же сложностью: процессы в компании живут в разных системах, у каждой свой владелец, свой формат и свой ритм обновления.

Информация о сотрудниках лежит в учётной системе (1С, БОСС-Кадровик, SAP) и на корпоративном портале. Данные по вакансиям живут в системах подбора и в Excel. Загрузка по проектам хранится в Excel у руководителя. Оргструктура нарисована отдельной схемой в Miro или Visio. А часть нужных сведений вообще приходится уточнять в переписке.

И когда руководителю нужен отчёт «желательно сегодня», начинается привычный квест: собрать, сверить, объединить, проверить и успеть раньше, чем данные снова изменятся.

Признайтесь, было?)

Именно с этой проблемы начался наш вебинар. Мы решили не превращать встречу в полуторачасовую презентацию продукта, а поговорить о знакомых HR‑командам задачах и сразу показать, как их можно решать на практике.

Дальше краткое содержание вебинара, полная запись в плеере в начале статьи.

Кейс 1: Единая карта компании

Компания хранит HR‑данные в нескольких системах: оргструктура ведётся отдельно, а вакансии в Excel. В ForPeople эти данные собираются в едином интерфейсе.

В оргструктуре можно одновременно видеть несколько юридических лиц, подразделения, позиции, сотрудников и вакансии. Данные можно фильтровать, например оставить только одно юрлицо и последовательно раскрывать его подразделения до уровня конкретных позиций. Отдельно доступен список позиций, который можно сформировать в нужном разрезе и выгрузить в Excel.

Оргструктура настраивается под задачи компании. На ней можно отображать теги сотрудников и позиций: например, продукт, ГПХ или декрет. Вместо ручного сведения десятков таблиц нужные признаки отображаются непосредственно на структуре.

Ещё одна возможность: вывод собственных метрик. На карточках подразделений можно показывать до пяти выбранных показателей: на вебинаре использовались укомплектованность, вакансии, фактическая численность. Набор доступных метрик настраивается администратором через конфигуратор, а пользователь может создавать собственные и сохранять их для дальнейшей работы.

Важна и историчность. Система сохраняет изменения автоматически: можно выбрать прошлую дату и посмотреть, как выглядела оргструктура в конкретный момент, какие позиции и вакансии тогда существовали.

Для руководителей ForPeople позволяет собирать отдельные аналитические экраны с нужными метриками: численностью, ФОТ, вакансиями, грейдами и динамикой показателей. При этом каждый пользователь видит только те данные, которые ему разрешены. Например, тимлиду могут быть доступны показатели его команды, но скрыты зарплаты сотрудников других подразделений.

Кейс 2: Как учитывать работу на нескольких проектах

Сотрудники одновременно работают на нескольких продуктах или проектах. В такой ситуации в ForPeople можно видеть распределение сотрудников непосредственно в системе.

На примере условной компании подсветили, как в системе можно указать процент загрузки сотрудника и на этой основе считать FTE и ФОТ. Например, при загрузке специалиста на 50% его полная зарплата учитывается в ФОТ конкретного продукта с коэффициентом 0,5. На демо условного Кирилла перевели на новый проект на 50%, сохранив 50% загрузки на другом продукте. Такие изменения может инициировать руководитель или HRBP с соответствующими правами.

Также показали изменение загрузки сотрудника между продуктами и автоматическую проверку, чтобы общая занятость не превышала допустимое значение. При этом инициировать такое изменение может не только администратор: соответствующее право можно дать руководителю или HRBP.

В результате информация о загрузке перестаёт зависеть от отдельного Excel-файла руководителя проекта. Система показывает, сколько ресурса занято, где у специалиста есть свободная доля и как распределяется стоимость сотрудника между продуктами.

Кейс 3: Умные маршруты согласования

Ещё один сценарий показал, как ForPeople автоматизирует согласование кадровых изменений.

При создании заявки система сама формирует маршрут согласования на основании оргструктуры. Если сотрудник остаётся в подразделении, заявка направляется ответственному за него HRBP. Если его переводят в другой департамент, система определяет уже другого HRBP, поскольку маршрут привязан к подразделению.

В одной заявке можно объединить несколько изменений, например перевод сотрудника и изменение зарплаты. Для каждого участника процесса система показывает только разрешённые ему поля. В демонстрации одному из согласующих были доступны данные о переводе и зарплате, а кадровому специалисту зарплатная вилка и целевое вознаграждение были скрыты.

Маршруты не требуют написания кода: HR‑администратор меняет их через встроенный конфигуратор. Там же можно определить доступность полей для разных ролей. После согласования каждый этап фиксируется в системе, а участники получают задачи и могут согласовать заявку, вернуть её на доработку или оставить комментарий. Для маршрутов также можно настроить уведомления и напоминания.

Главное после вебинара

Все показанные кейсы объединяет одна идея: HR не должен тратить большую часть времени на сбор и сверку данных. ForPeople решает эту проблему и выступает единым управленческим слоем, связывая структуру, аналитику, загрузку и согласования. По итогу руководитель получает актуальную картину, HR меньше зависит от ручных отчётов, а правила доступа и маршруты помогают работать с чувствительными данными.

Если хотите увидеть ForPeople в действии, оставляйте заявку на демо. Мы с удовольствием покажем возможности системы конкретно для вашей компании.