Подходите к планированию трудовых ресурсов более стратегически, чтобы значительно повысить производительность вашей организации

Введение в кадровое планирование

Как узнать, что в вашем бизнесе работают нужные люди, выполняющие нужные действия, в нужное время, в нужном количестве и с нужными навыками? Если правильно подойти к кадровому планированию, то можно добиться значительного повышения производительности.

В ходе исследования, проведенного совместно с CEBR, было обнаружено, что кадровое планирование является ключевым показателем для повышения производительности. В США более эффективное планирование персонала может способствовать увеличению ВВП на 92,2 миллиарда долларов, а в Великобритании - на 10,4 миллиарда фунтов стерлингов (1).

В этом введении рассматривается, как согласовать потребности в трудовых ресурсах со стратегическими целями и принимать обоснованные, основанные на данных решения для управления ценным человеческим капиталом.

Что такое кадровое планирование?

Кадровое планирование - это основанный на данных процесс определения того, что потребуется организации в плане размера, типа, опыта, знаний и навыков ее персонала для достижения ее бизнес-целей (2). Проще говоря, это получение нужного количества людей с нужными навыками в нужном месте в нужное время по нужной цене (3).

The Society of Human Resource Management определяет его как процесс, который организация использует для анализа своих трудовых ресурсов и определения того, как удовлетворить будущие потребности в квалификации, будь то путем найма, обучения или аутсорсинга (4).

Аналогичный профессиональный орган в Великобритании, Chartered Institute of Personnel and Development, определяет его как процесс анализа рабочей силы организации, определения навыков, необходимых в будущем, и выявления пробелов в нынешней кадровой структуре (5).

Кадровое планирование и организационный дизайн

Кадровое планирование - это гибкий, постоянный процесс, который развивается и адаптируется по мере изменения организации. В то время как организационный дизайн обеспечивает представление о том, как ваш бизнес будет достигать своих целей, кадровое планирование обеспечивает план действий.

Стоит уточнить, что именно имеется в виду, и в чем заключается реальная ценность. Самое большое различие следует проводить между оперативным и стратегическим кадровым планированием.

Среднесрочное кадровое планирование часто называют оперативным. Оно обычно охватывает следующие 12 месяцев и согласуется с годовым циклом бизнес-планирования для достижения бизнес-целей. Долгосрочное планирование охватывает период прогнозирования от 18 месяцев до 3 лет и рассматривает кадровые последствия, связанные с видением будущего организации. Такое планирование обычно называют стратегическим кадровым планированием.

В конечном счете кадровое планирование связано с предложением и спросом на трудовые ресурсы. Речь идет о получении информации о разнице между фактическими (предложение) и целевыми (спрос) показателями, о том, что ее вызывает и как с ней бороться. Если организационный дизайн помогает предприятиям сформулировать спрос, то кадровое планирование определяет, как они будут поставлять трудовые ресурсы для его удовлетворения.

Эффективное кадровое планирование повышает производительность труда

Исследования показывают, что организации рассматривают этот вид планирования как один из основных способов повышения производительности. Было обнаружено, что организации с лучшими возможностями планирования отмечают рост производительности в два раза выше по сравнению с организациями с возможностями ниже среднего".

Коннер Форрест, аналитик 451 Research, указывает на связь между эффективным планированием рабочей силы и производительностью: "Руководители и менеджеры должны мыслить более стратегически в отношении своих трудовых ресурсов как основы для развития инноваций и улучшения итоговых показателей, - говорит он.

Эффективное кадровое планирование, способное повысить производительность, включает в себя следующие мероприятия:

- Планирование распределения трудовых ресурсов непосредственно для достижения стратегических бизнес-целей
- Выявление разрывов между текущей численностью персонала и будущими потребностями
- Назначение нужных людей с нужными навыками на соответствующие задачи
- Управление расходами на трудовые ресурсы в будущем

Экстраполируя выводы о производительности труда на национальный уровень, было подсчитано, что если все компании с численностью персонала более 250 человек улучшат свое кадровое планирование до уровня 50% лучших организаций, участвовавших в исследовании, то это повысит общий темп роста ВВП на 0,5% (6).

Что стоит на пути кадрового планирования?

Сложность и взаимозависимость современных организаций означает, что кадровое планирование больше не может осуществляться вручную, хотя многие все еще пытаются это делать. Это одна из основных причин, по которой компаниям так трудно заниматься этим.

Застряв в рутине сиюминутных потребностей в персонале, организации могут упустить возможность извлечь больше пользы при долгосрочном планировании. Они обычно обращаются к своей системе управления человеческим капиталом (HCM) и электронным таблицам, что ограничивает их краткосрочными результатами, сфокусированными только на текущих потребностях.

Существует несколько распространенных барьеров, стоящих на пути эффективного планирования трудовых ресурсов, которые относятся к процессу, технологии и данным.

Исследование показало, что менее половины (40%) лиц, принимающих решения в области управления персоналом и финансов, считают, что у них существуют условия для взаимодействия, и только 28% заявили, что у них есть единые системы отчетности и инструменты для упрощения обмена данными (7).

Когда речь заходит о внедрении технологий, только 10% говорят, что широко используют специализированное программное обеспечение для планирования трудовых ресурсов, в то время как по-прежнему полагаются на электронные таблицы (48%) или инструменты для презентаций (41%).

С использованием технологий связана доступность данных. Почти 85% организаций сталкиваются с препятствиями, связанными со сбором, организацией и интерпретацией данных.

Аналитика и моделирование трудовых ресурсов

После того, как вы начали решать эти проблемы путем разработки надежных, совместных процессов и надлежащей практики управления данными, как извлечь максимальную ценность из вашей деловой информации?

Аналитика кадров объединяет данные из многих источников, чтобы получить более глубокое представление о трудовых ресурсах, о том, как они работают, сколько стоят и как меняются со временем. Данные часто называют новой нефтью (8), но без аналитики они практически бесполезны.

При проведении анализа для принятия стратегических решений моделирование рабочей силы может помочь организациям построить и протестировать возможные сценарии с помощью визуализации данных

Слишком часто компании пытаются сделать все это с помощью своей системы HCM. Они также могут испытывать трудности с очисткой и интеграцией данных из нескольких источников. Несмотря на некоторые утверждения в отрасли, HR-системы не могут делать все это.

Единственный способ получить полное и точное представление о ваших трудовых ресурсах — это качественные данные и лучшие в своем классе технологии для визуализации и анализа людей, ролей и должностей, чтобы понять разрыв между целевыми и фактическими показателями в вашем кадровом планировании.

Кадровое планирование на практике

При практической реализации кадрового плана стоит разбить требования на подфункции, семейства должностей и локации. Вы хотите ответить на такие вопросы, как, например, "сколько продавцов нам нужно в год для группы продуктов 1, например, в Германии?" или " каким должен быть штат отдела по соблюдению нормативно-правового соответствия при вступлении в силу нового законодательства?".

Это видео упрощает процесс кадрового планирования и разъясняет его наиболее фундаментальные аспекты. Вы увидите, что основное внимание уделяется навыкам и возможностям, а не численности персонала. Важно, что в нем также уделяется особое внимание тому, чтобы план был выполнимым и регулируемым.

Построение устойчивого будущего

В конечном итоге, кадровое планирование является частью непрерывного процесса мониторинга здоровья вашей организации в долгосрочной перспективе. Развитие потенциала в этом важном бизнес-процессе - это еще один шаг на пути к устойчивому будущему вашей организации.

GP orgManager и кадровое планирование

GP orgManager позволит вам правильно планировать персонал - моделировать будущие сценарии, выявлять кадровые пробелы, назначать нужных людей на нужные роли и задачи и многое другое. Сделайте свои проекты по кадровому планированию успешными с GP OrgManager.

Источники:
[1] Infographic (2019) Connect people to profit
[2] Based on Julie Sloan (2010) The Workforce Planning Imperative
[3] Rupert Morrison (2014) Data-driven organisation design
[4] SMHR (2020) Practicing the Discipline of Workforce Planning
[5] CIPD (2019) Workforce planning
[6] Infographic (2019) Connect people to profit
[7] Making people count: 2019 study on workforce analytics
[8] The Economist (2017) The world's most valuable resource is no longer oil, but data, 6 May