Илон Маск говорит, что экономику ждет сложное время, и анонсирует сокращения в Tesla. Ну, уж если в Моссовете Tesla…

С большой вероятностью, думать об оптимизации расходов в ближайшей перспективе придется (и приходится) многим компаниям. Как выбрать лучшую схему, которая сработает?

Все варианты так или иначе сводятся к двум: оптимизировать численность, то есть сократить количество сотрудников, и оптимизировать суммы на оплату труда.

Первый путь не очень гуманный, но достаточно эффективный с точки зрения сокращения финансов. По крайней мере на первый взгляд. Второй — компромиссный, предполагает возможность договориться с персоналом о днях простоя, сокращении ставки в час, отказе от части льгот и т. п.

Прежде чем принимать решение, нужно просчитать экономику каждого действия и оценить в конкретных цифрах, куда идти эффективнее.

По доброй традиции — предлагаю делать это в GP OrgManager, который отображает классическую систему экономии и оптимизации затрат. Тем более что мы выпустили свежее обновление — модуль массовых изменений в компании, включая оптимизацию численности. Его уже можно использовать: спрогнозировать виртуальную реальность, в которой вы четко увидите, какой объем расходов потянет каждый вариант и как это скажется на итогах года.

Расчет оптимизации персонала в модуле массовых изменений: как это работает

Допустим, мы ищем варианты оптимизации. По каждой идее нужно просчитать расходы и результат. Для этого можно завести примерно 150 эксель-таблиц — или обойтись несколькими кликами в GP OrgManager, который позволяет создать одновременно 5-6 сценариев оптимизации.

Итак, оцениваем варианты в GP OrgManager.

1. Сократить 200 сотрудников цеха. Для этого им нужно выплатить два оклада, плюс возникают налоговые выплаты. Получаем общую сумму, которая ляжет на бюджет, — и видим, что сейчас она неподъемна. Понимаем, что сокращение на практике выходит слишком дорого и долго.
   
   
2. Выгружаем те же 200 человек и рассчитываем простой на 1 рабочий день в месяц. Видим сумму, которая освобождается, и оцениваем, укладывается она в наши годовые показатели или нет.
   
   
3. Пробуем другие подходы. Открываем меню и выбираем, на чем разумнее экономить: отказаться от ДМС или от дотаций на питание, прекратить оплачивать мобильную связь. Выбираем параметр, применяем к расчету на каждого человека, выводим сумму итого — и сравниваем с суммой экономии, которая нам нужна.

Все это работает в режиме реального времени — анализ каждого варианта занимает несколько минут. Вы экономите массу рабочих часов на ручных подсчетах и можете точно спрогнозить тот финансовый эффект, которого хотите достичь в конце года.

К массовым изменениям относятся любые действия, связанные больше чем с одним сотрудником. Они могут охватывать как всю территорию России, так и отдельные подразделения. Нужно ликвидировать или открыть завод в регионе, массово сократить маркетологов или набрать 100 продажников в 100 офисах по всей стране — любая цель будет просчитана в один клик.

Полученные расчеты можно хранить в системе до согласования, имея к ним доступ в любой момент. Когда определенный сценарий выбран и утвержден — остается применить его в системе, где формируются готовые приказы, и направить ответственным сотрудникам на исполнение. Таким образом, вы сокращаете время не только на планирование, но и на приведение плана в действие.

А если мы оптимизируем расходы на ближайшие год-два — для этого можно подключить модуль оптимизационного планирования, который мы также запустили на днях. Он позволяет увидеть в прогнозе, дает ли то или иное действие ожидаемую экономию в ожидаемой перспективе — или мы плодим пропорциональные обратные затраты.

Разработке — свою оптимизацию

Хотя ИТ пронизывают весь организм компании, но живут своей, довольно обособленной жизнью. Поэтому задача оптимизации разработки требует другого подхода.

Жизненный цикл компании включает множество процессов: мы что-то перестраиваем, меняем, открываем новые направления, оптимизируем и перелоцируем расходы. В кризисный период задачи меняются и множатся каждый день. Чтобы во всем этом многообразии не потерять фокус инсталляции, разработки и изменения систем, в том числе актуального нынче переезда с ушедших систем на отечественные, — современный ИТ-рынок формирует новый тренд.

Идея состоит в том, чтобы не заводить команду разработки внутри компании, а арендовать ее на определенное время. Это применимо к разным задачам: поддерживать и завершать текущие процессы или инсталлировать то, что было недоделано. Почему так выгоднее?

Арендованная команда работает в сжатые сроки: она не заточена на то, чтобы растягивать процесс. Сдельная оплата по проекту ставит в приоритет сроки, качество и результат. И что еще важнее — она глубоко разбирается в предметной области, так как имеет разносторонний опыт, обладает широким видением того, что вам нужно, и может предложить ноухау, которые накопила, инсталлируя разработку в разных компаниях.

Пообщавшись с такой командой, вы получите не только качественное и быстрое решение вашей задачи. Это будет еще и лучшее, оптимальное решение.

Такой подход отличается от более привычного аутстаффинга, где ты подбираешь партнера по конкретным скиллам на фиксированные задачи. Крупные компании обычно так и формулируют тендер: хотим автоматизировать склад, работаем на 1С, собираем подрядчиков с опытом 10 лет в 1С. Проблема в том, что когда ты ищешь команду, которая 10 лет работает с 1С, — она не знает ничего другого. А формат подряда предполагает работу "от забора и до обеда".

"Команда в аренду" включает не только разработчиков, но и менеджера проекта, аналитика, методолога, продуктолога. У них в опыте — два проекта с 1С, два проекта с SAP, три с Axapta и еще четыре других, и все это в разных бизнесах и отраслях. Имея более широкий обзор, они правильно оценят ваши текущие ресурсы, весь сад и огород, который собрался у вас в системах. И, не будучи под контрактом у конкретного поставщика, предложат оптимальное решение под вашу потребность — которое не тянет за собой снос всего, что у вас уже есть, и глобальную новую разработку, а стыкуется с установленными продуктами. В результате вы сократите бюджет проекта, а бонусом — получите сравнительный анализ рынка и экономию на маркетинге.

Еще один аргумент, актуальный сегодня, — у команд с разнообразным стеком больше запас резервных вариантов. Если поставщик вашей системы вдруг уйдет — они смогут вас вытащить с большей вероятностью, чем те, кто закрыт на монопродукте.

Главное в этом подходе — не строить общение с командой на иллюзии, что ваша картина мира самая полная и правильная. Если быть готовым открыть глаза шире и увидеть другие подходы, вы сами научитесь многому, избежите возможных ошибок и получите быстрый и классный результат.

Итак, вот как выглядит оптимизация здорового бизнеса. С одной стороны — не забываем оптимизировать затраты внутри компании на текущий момент, правильно рассчитывая расходы на людей. А с другой — сокращаем расходы на собственную разработку путем аренды команд.