Блог

Управление предприятием в режиме реального времени: кейс БК «Лига ставок» & Forpeople



ITIL Practitioner Guidance 2016 года:  управление организационными изменениями:
«… касается перемен со стороны людей. Это структурированный подход, который обеспечивает плавное и успешное внедрение улучшений для долгосрочной выгоды».


Управление организационно-штатными изменениями (далее – ОШИ) становится одним из ключевых направлений в области управления персоналом. Текущее состояние экономики не только РФ, но и всего мира можно описать аббревиатурой VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity — нестабильность, неопределенность, сложность и неоднозначность). 

В этой связи в компаниях, особенно крупных (из РБК-500), возникает потребность реагировать на вызовы VUCA-мира. И одна из ключевых вех — оперативное реагирование в виде ОШИ и управления бюджетом расходов на персонал, так как роль и значимость управления персоналом значительно выросла в период пандемии.

Исследования:

1. Управление персоналом в период пандемии
2. Влияние пандемии covid-19 на практики управления персоналом в промышленных компаниях

Как правило, управление ОШИ и бюджетом расходов на персонал осуществляется через множество интегрированных между собой систем, интерпретация и обработка данных которых сводится, как правило, к  обработке через Excel. При такой модели это означает дополнительные затраты ресурсов и времени на обработку и интерпретацию данных с помощью человеческих ресурсов, что несет за собой риски ошибок по причине «человеческого фактора».

Уже в 2007 году была понятна необходимость [DC1] в инструментах, которые позволят визуализировать ОШИ, управлять ими оперативно и прозрачно. Однако в условиях относительно стабильной экономики вполне можно было существовать в рамках частично автоматизированных процессов, которые не представляли собой единую экосистему для принятия управленческих решений.

Пандемия послужила основным триггером для ускорения процесса внедрения в компаниях процесса непрерывных изменений. Стало очевидно, что в условиях турбулентности можно выживать только за счет быстрых и эффективных изменений в бизнес-процессах, структуре и численности персонала, образуя кросс-функциональные команды внутри организации. Качественное управление ОШИ дает возможность обратить внимание на проблемные точки, понять, где существует профицит ресурсов, а где — их дефицит. Оценивая свои возможности в реальном времени, можно быстро адаптировать стратегию под текущие вызовы внешней среды и конкурентов. Тогда как продолжать работать в ручном режиме означает постоянно отставать от стремительно меняющегося рынка.

Для компании «Лига Ставок» инструментом автоматизации этих процессов стало решение GP OrgManager. О том, почему был выбран именно этот ИТ-продукт как один из инструментов программы внедрения HR-Digital-инструментов, как идет его внедрение и к каким результатам приведет — рассказываем в нашем кейсе.


До проекта: компания и ее задачи


В широком смысле цель проекта для компании — повысить управляемость структурных подразделений, научить руководителей высшего звена правильному управлению своими ресурсами, которое позволит выполнять бизнес-задачи с максимальной эффективностью.
Чтобы стать инструментом ее достижения, автоматизированное решение должно обеспечить:

1. Прозрачность структуры, штатного расписания, свободного бюджета в режиме online

2. Возможность владельцу подразделения моделировать изменений в режиме реального времени без привлечения дополнительных функций, аналитиков, отделов, HR служб.

3. План/факторное подведение итогов, расчет показателей для менеджмента разного условия

4. Сокращение материальных и временных издержек на этапе планирования, мониторинга и контроля исполнения показателей со стороны администраторов перфоманс-менеджмента.

5. Гибкость и высокую скорость доработок, простую интеграцию с любыми системами.

Еще один важный момент — функционал по аналитике и прогнозированию. Руководителю нужна возможность моделировать изменения при предстоящих оргструктурных изменениях: переводе сотрудников между подразделениями, открытии вакансий, пересчете ФОТа, изменениях в нормировании и т.д. Это позволяет предварительно оценить возможные сценарии изменений и выбрать оптимальный вариант.


«Моделирование, которое обеспечивает автоматизация, для компании с численностью персонала в 2 тысячи человек заменяет работу двух аналитиков. При этом, если человеку на пересчет требуется несколько часов, то программа делает это в режиме онлайн под запрос любого руководителя — и без ошибок в расчетах».
Евгения Украинцева, HR-директор БК «Лига ставок»


Требования к решению


На сегодняшний день на российском рынке представлено не так много решений, позволяющих работать со всеми поставленными задачами. 

Самый известный продукт — SAP. Это монолитная система из многих блоков, которые заложены изначально и могут быть лишними для конкретной компании. Стоимость лицензии и обслуживания высока, настройка требует серьезных трудозатрат, а хранение — больших серверных мощностей.

Система на базе 1С основывается не на управленческих решениях, а на кадровых перемещениях. Хотя кадровый функционал есть в 1С ЗУП, но имеющийся в распоряжении дашборд не отражает реальных изменений сумм ФОТ, нормирования и численности. И, что важно, не имеет опции прогнозирования.

Вообще на рынке практически нет доступных систем, которые могут представить планируемые изменения как проект в режиме онлайн. Многофункциональное американское ПО нельзя использовать из-за сложностей лицензирования, а небольшие российские сервисы предлагают ограниченный функционал.

После поиска и изучения предложений заказчик оценил GP OrgManager как оптимальное решение, которое полностью отвечает его пониманию задачи. Достигнув договоренности о сотрудничестве, мы приступили к реализации проекта.


Работа над проектом: кастомизация и внедрение


1. Подготовительный этап


Со стороны «Лиги ставок» участвовала проектная команда, в которую вошли: 

  • руководитель управления проектами по HR-департаменту, 
  • два руководителя внутренней разработки — директор департамента и руководитель разработки, 
  • руководитель управления по информационной безопасности,
  • ведущий специалист C&B. 

По мере необходимости привлекались и другие специалисты.
Прежде всего менеджмент компании изучил демо-версию системы.


«Быстрое предоставление демо-версии стало для нас большим преимуществом Forpeople. Причем мы получили не просто коробочное решение — команда уже на этом этапе подготовила доработки, показав пример адаптации под наши задачи. И предоставила доступ к продукту, что дало нам возможность «пощупать» систему руками, а не просто посмотреть видео через экран. Такой подход сэкономил время и нам, и разработчикам: мы смогли на этапе анализа и планирования потребностей точно сформулировать требования к системе и качественно проработать ТЗ. Тем самым последующие доработки сократились до минимума».
Денис Чепуштанов, руководитель департамента C&B
БК «Лига ставок»



2. Адаптация под задачи компании


Далее компания провела исследование текущего процесса и предоставила нам кейсы по тем потребностям, которые должна закрывать система. Здесь нужно выделить два блока задач.

  • Управление орг. изменениями.

Эти задачи являются универсальными, общими для всех компаний на рынке. Их решение заложено в базовой части GP OrgManager. 

  • Управление KPI.

А вот система KPI индивидуальна: хотя основные параметры (финансовая нагрузка на единицу, структура заработной платы, количество платежей, количество видов начислений) одинаковы, принципы их расчета у всех свои. Поэтому разработка этого блока выполнялось «под клиента», на основе полученных кейсов с описанием последовательности действий, правил и источников данных для расчета.


«Что важно для нас, система в состоянии поддерживать грейды. На текущий момент такая возможность есть только у SAP — Forpeople единственные среди удобных микросервисных систем, кто смог ее реализовать»
Евгения Украинцева



3. Запуск и тестовая эксплуатация


Внедрение предполагает несколько итераций. 

Сначала передается в работу коробочная версия, которая готова к использованию с основным функционалом. Специалисты работают в системе и дают обратную связь, на основе которой выполняется донастройка решения. 

Затем идет переход к настройке кастомизированного функционала.

Но на этом проект не завершается — в ноябре мы приступим к подключению нового блока, предназначенного для управления продуктовыми командами.


«Невозможно предусмотреть все и сразу: в процессе тестирования возникают новые идеи или замечания. За время сотрудничества мы убедились, что команда Forpeople реагирует на запросы о доработках быстро и гибко. Бывают продукты настолько сложные, что сами разработчики боятся в них что-то менять. Здесь такой проблемы нет: решение адаптируемо под любые наши задачи».
Денис Чепуштанов



После запуска: эффекты и результаты


1. В первую очередь — упрощение процесса оргштатных изменений.


До внедрения системы все этапы оргштатных изменений велись в электронной почте, в переписке было задействовано от 12 человек и больше. Штатные расписания, вакансии и изменения выгружались руководителям в ручном режиме. Это очень долго и крайне неэффективно: данные нередко содержали ошибки и могли устареть до того, как их получит адресат.

Автоматизация позволяет сократить время и затраты при планировании и бюджетировании ФОТ и FTE. Увеличивает эффективность HR-подразделения, повышает его NPS.



Эффект таких изменений объективен и измерим. Экономию рабочего времени управленческого персонала можно оценить конкретными цифрами. Еще один фактор — ошибки ручного труда, которые также проявляются финансовыми потерями. По оценкам, автоматизация снижает их количество более чем на 60%.

Оценка ROI при внедрении GP OrgManager





2. Развитие профессиональных навыков руководителей по управлению персоналом.


Использование GP OrgManager позволяет руководителям постоянно задумываться над вопросами: является ли текущая оргструктура оптимальной для выполнения текущих и планируемых задач, насколько оптимально и эффективно с точки зрения производительности труда выстроен функционал работников, какие показатели эффективности ниже/соответствуют/предвосхищают ожидания и т.д.

Сокращаются сроки реагирования на критические показатели: получая информацию в реальном времени, руководители могут мгновенно давать отклик и предпринимать меры для устранения негативных явлений. 




3. Повышение вовлеченности работников в деятельность компании.


Сотрудники часто не понимают, как их собственные показатели влияют на достижение показателей по подразделению или компании в целом, не могут оценить свою эффективность по ходу отчетного периода. 

GP OrgManager становится одним из элементов коммуникации с работниками и руководителями подразделений. Любой работник сможет получить информацию о своих индивидуальных показателях эффективности, узнать, за что ему начислены (или нет) премии и бонусы. Это повышает доверие персонала, вовлекает его в деятельность компании.


«Еще одна ценная опция — гибкое регулирование доступов к разным метрикам и показателям для сотрудников разного уровня: линейный персонал сможет видеть только свои показатели, а руководство получит полный доступ к данным. Если говорить о других преимуществах GP OrgManager, то назвал бы понятные уровни SLA, среди которых можно выбрать оптимальный, не оплачивая ненужные опции. А также возможность в перспективе перейти на обслуживание системы собственными силами, без привязывания к поддержке от компании-разработчика».
Денис Чепуштанов 



4. Возможность прогнозировать предполагаемые расходы.


Функционал сценарного планирования позволяет планировать и тестировать различные сценарии, выбирать наилучший вариант, предвидеть риски, быстро реагировать на угрозы и возможности.


«Задача современной разработки звучит так: делать красиво и просто. Если интерфейс для меня как пользователя нативно понятен, прозрачен, приятен и прост в использовании — это то, что мне требуется. Да, за этим стоит большая разработка, серьезный движок, четкая логика представления данных. Но не бойтесь симплифицировать: люди не хотят больших и тяжелых систем, им нужны простые и понятные. И это тот вызов 2021 года, на который Forpeople отлично отвечает»
Евгения Украинцева