ITIL Practitioner Guidance 2016 года: управление организационными изменениями:
«… касается перемен со стороны людей. Это структурированный подход, который обеспечивает плавное и успешное внедрение улучшений для долгосрочной выгоды».
Управление организационно-штатными изменениями (далее – ОШИ) становится одним из ключевых направлений в области управления персоналом. Текущее состояние экономики не только РФ, но и всего мира можно описать аббревиатурой VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity — нестабильность, неопределенность, сложность и неоднозначность).
В этой связи в компаниях, особенно крупных (из РБК-500), возникает потребность реагировать на вызовы VUCA-мира. И одна из ключевых вех — оперативное реагирование в виде ОШИ и управления бюджетом расходов на персонал, так как роль и значимость управления персоналом значительно выросла в период пандемии.
Исследования:
1. Управление персоналом в период пандемии
2. Влияние пандемии covid-19 на практики управления персоналом в промышленных компаниях
Как правило, управление ОШИ и бюджетом расходов на персонал осуществляется через множество интегрированных между собой систем, интерпретация и обработка данных которых сводится, как правило, к обработке через Excel. При такой модели это означает дополнительные затраты ресурсов и времени на обработку и интерпретацию данных с помощью человеческих ресурсов, что несет за собой риски ошибок по причине «человеческого фактора».
Уже в 2007 году была понятна необходимость [DC1] в инструментах, которые позволят визуализировать ОШИ, управлять ими оперативно и прозрачно. Однако в условиях относительно стабильной экономики вполне можно было существовать в рамках частично автоматизированных процессов, которые не представляли собой единую экосистему для принятия управленческих решений.
Пандемия послужила основным триггером для ускорения процесса внедрения в компаниях процесса непрерывных изменений. Стало очевидно, что в условиях турбулентности можно выживать только за счет быстрых и эффективных изменений в бизнес-процессах, структуре и численности персонала, образуя кросс-функциональные команды внутри организации. Качественное управление ОШИ дает возможность обратить внимание на проблемные точки, понять, где существует профицит ресурсов, а где — их дефицит. Оценивая свои возможности в реальном времени, можно быстро адаптировать стратегию под текущие вызовы внешней среды и конкурентов. Тогда как продолжать работать в ручном режиме означает постоянно отставать от стремительно меняющегося рынка.
Для компании «Лига Ставок» инструментом автоматизации этих процессов стало решение GP OrgManager. О том, почему был выбран именно этот ИТ-продукт как один из инструментов программы внедрения HR-Digital-инструментов, как идет его внедрение и к каким результатам приведет — рассказываем в нашем кейсе.
До проекта: компания и ее задачи
В широком смысле цель проекта для компании — повысить управляемость структурных подразделений, научить руководителей высшего звена правильному управлению своими ресурсами, которое позволит выполнять бизнес-задачи с максимальной эффективностью.
Чтобы стать инструментом ее достижения, автоматизированное решение должно обеспечить:
1. Прозрачность структуры, штатного расписания, свободного бюджета в режиме online
2. Возможность владельцу подразделения моделировать изменений в режиме реального времени без привлечения дополнительных функций, аналитиков, отделов, HR служб.
3. План/факторное подведение итогов, расчет показателей для менеджмента разного условия
4. Сокращение материальных и временных издержек на этапе планирования, мониторинга и контроля исполнения показателей со стороны администраторов перфоманс-менеджмента.
5. Гибкость и высокую скорость доработок, простую интеграцию с любыми системами.
Еще один важный момент — функционал по аналитике и прогнозированию. Руководителю нужна возможность моделировать изменения при предстоящих оргструктурных изменениях: переводе сотрудников между подразделениями, открытии вакансий, пересчете ФОТа, изменениях в нормировании и т.д. Это позволяет предварительно оценить возможные сценарии изменений и выбрать оптимальный вариант.
«Моделирование, которое обеспечивает автоматизация, для компании с численностью персонала в 2 тысячи человек заменяет работу двух аналитиков. При этом, если человеку на пересчет требуется несколько часов, то программа делает это в режиме онлайн под запрос любого руководителя — и без ошибок в расчетах».
Евгения Украинцева, HR-директор БК «Лига ставок»
Требования к решению
На сегодняшний день на российском рынке представлено не так много решений, позволяющих работать со всеми поставленными задачами.
Самый известный продукт — SAP. Это монолитная система из многих блоков, которые заложены изначально и могут быть лишними для конкретной компании. Стоимость лицензии и обслуживания высока, настройка требует серьезных трудозатрат, а хранение — больших серверных мощностей.
Система на базе 1С основывается не на управленческих решениях, а на кадровых перемещениях. Хотя кадровый функционал есть в 1С ЗУП, но имеющийся в распоряжении дашборд не отражает реальных изменений сумм ФОТ, нормирования и численности. И, что важно, не имеет опции прогнозирования.
Вообще на рынке практически нет доступных систем, которые могут представить планируемые изменения как проект в режиме онлайн. Многофункциональное американское ПО нельзя использовать из-за сложностей лицензирования, а небольшие российские сервисы предлагают ограниченный функционал.
После поиска и изучения предложений заказчик оценил GP OrgManager как оптимальное решение, которое полностью отвечает его пониманию задачи. Достигнув договоренности о сотрудничестве, мы приступили к реализации проекта.
Работа над проектом: кастомизация и внедрение
1. Подготовительный этап
Со стороны «Лиги ставок» участвовала проектная команда, в которую вошли:
- руководитель управления проектами по HR-департаменту,
- два руководителя внутренней разработки — директор департамента и руководитель разработки,
- руководитель управления по информационной безопасности,
- ведущий специалист C&B.
По мере необходимости привлекались и другие специалисты.
Прежде всего менеджмент компании изучил демо-версию системы.
«Быстрое предоставление демо-версии стало для нас большим преимуществом Forpeople. Причем мы получили не просто коробочное решение — команда уже на этом этапе подготовила доработки, показав пример адаптации под наши задачи. И предоставила доступ к продукту, что дало нам возможность «пощупать» систему руками, а не просто посмотреть видео через экран. Такой подход сэкономил время и нам, и разработчикам: мы смогли на этапе анализа и планирования потребностей точно сформулировать требования к системе и качественно проработать ТЗ. Тем самым последующие доработки сократились до минимума».
Денис Чепуштанов, руководитель департамента C&B
БК «Лига ставок»
2. Адаптация под задачи компании
Далее компания провела исследование текущего процесса и предоставила нам кейсы по тем потребностям, которые должна закрывать система. Здесь нужно выделить два блока задач.
- Управление орг. изменениями.
Эти задачи являются универсальными, общими для всех компаний на рынке. Их решение заложено в базовой части GP OrgManager.
- Управление KPI.
А вот система KPI индивидуальна: хотя основные параметры (финансовая нагрузка на единицу, структура заработной платы, количество платежей, количество видов начислений) одинаковы, принципы их расчета у всех свои. Поэтому разработка этого блока выполнялось «под клиента», на основе полученных кейсов с описанием последовательности действий, правил и источников данных для расчета.
«Что важно для нас, система в состоянии поддерживать грейды. На текущий момент такая возможность есть только у SAP — Forpeople единственные среди удобных микросервисных систем, кто смог ее реализовать».
Евгения Украинцева
3. Запуск и тестовая эксплуатация
Внедрение предполагает несколько итераций.
Сначала передается в работу коробочная версия, которая готова к использованию с основным функционалом. Специалисты работают в системе и дают обратную связь, на основе которой выполняется донастройка решения.
Затем идет переход к настройке кастомизированного функционала.
Но на этом проект не завершается — в ноябре мы приступим к подключению нового блока, предназначенного для управления продуктовыми командами.
«Невозможно предусмотреть все и сразу: в процессе тестирования возникают новые идеи или замечания. За время сотрудничества мы убедились, что команда Forpeople реагирует на запросы о доработках быстро и гибко. Бывают продукты настолько сложные, что сами разработчики боятся в них что-то менять. Здесь такой проблемы нет: решение адаптируемо под любые наши задачи».
Денис Чепуштанов
После запуска: эффекты и результаты
1. В первую очередь — упрощение процесса оргштатных изменений.
До внедрения системы все этапы оргштатных изменений велись в электронной почте, в переписке было задействовано от 12 человек и больше. Штатные расписания, вакансии и изменения выгружались руководителям в ручном режиме. Это очень долго и крайне неэффективно: данные нередко содержали ошибки и могли устареть до того, как их получит адресат.
Автоматизация позволяет сократить время и затраты при планировании и бюджетировании ФОТ и FTE. Увеличивает эффективность HR-подразделения, повышает его NPS.
Эффект таких изменений объективен и измерим. Экономию рабочего времени управленческого персонала можно оценить конкретными цифрами. Еще один фактор — ошибки ручного труда, которые также проявляются финансовыми потерями. По оценкам, автоматизация снижает их количество более чем на 60%.
Оценка ROI при внедрении GP OrgManager
2. Развитие профессиональных навыков руководителей по управлению персоналом.
Использование GP OrgManager позволяет руководителям постоянно задумываться над вопросами: является ли текущая оргструктура оптимальной для выполнения текущих и планируемых задач, насколько оптимально и эффективно с точки зрения производительности труда выстроен функционал работников, какие показатели эффективности ниже/соответствуют/предвосхищают ожидания и т.д.
Сокращаются сроки реагирования на критические показатели: получая информацию в реальном времени, руководители могут мгновенно давать отклик и предпринимать меры для устранения негативных явлений.
3. Повышение вовлеченности работников в деятельность компании.
Сотрудники часто не понимают, как их собственные показатели влияют на достижение показателей по подразделению или компании в целом, не могут оценить свою эффективность по ходу отчетного периода.
GP OrgManager становится одним из элементов коммуникации с работниками и руководителями подразделений. Любой работник сможет получить информацию о своих индивидуальных показателях эффективности, узнать, за что ему начислены (или нет) премии и бонусы. Это повышает доверие персонала, вовлекает его в деятельность компании.
«Еще одна ценная опция — гибкое регулирование доступов к разным метрикам и показателям для сотрудников разного уровня: линейный персонал сможет видеть только свои показатели, а руководство получит полный доступ к данным. Если говорить о других преимуществах GP OrgManager, то назвал бы понятные уровни SLA, среди которых можно выбрать оптимальный, не оплачивая ненужные опции. А также возможность в перспективе перейти на обслуживание системы собственными силами, без привязывания к поддержке от компании-разработчика».
Денис Чепуштанов
4. Возможность прогнозировать предполагаемые расходы.
Функционал сценарного планирования позволяет планировать и тестировать различные сценарии, выбирать наилучший вариант, предвидеть риски, быстро реагировать на угрозы и возможности.
«Задача современной разработки звучит так: делать красиво и просто. Если интерфейс для меня как пользователя нативно понятен, прозрачен, приятен и прост в использовании — это то, что мне требуется. Да, за этим стоит большая разработка, серьезный движок, четкая логика представления данных. Но не бойтесь симплифицировать: люди не хотят больших и тяжелых систем, им нужны простые и понятные. И это тот вызов 2021 года, на который Forpeople отлично отвечает».
Евгения Украинцева