© 2021 FORPEOPLE COMPANY
Для чего нужна система управления оргструктурой руководителям не HR-подразделений?
Евгения Украинцева
Директор по продукту ForPeople Company

Топ-специалист с комплексной экспертизой в HR, продакт-менеджменте и управлении изменениями
Сегодня в трендах различные лоукод-системы, гибкие команды, продуктовые и проектные деления. И мы понимаем, что ожидания от ИТ-систем, помогающих в управлении персоналом, уже не ограничиваются статистическими данными или настройкой прав. Поэтому — самое время рассказать, что GP OrgManager обогащен собственной ролевой моделью прав, которая позволяет задавать индивидуальные настройки для каждого типа пользователя или для каждого типа предоставления информации группе пользователей. Говорить об этом тем интереснее, что пока это единственное решение на рынке с таким функционалом.

Представьте, что вам нужно подружить несколько руководителей в одной системе, открывая им разный доступ к информации об одном и том же сотруднике. Как это сделать? Ни одна из последних HCM-систем не представляла возможным такой модуль — настолько детальную выборку настраиваемых полей на текущий момент предлагает только GP OrgManager. Сложность связана прежде всего с тем, что масса информации, которая хранится, например, в 1С или SAP, содержит персональные данные сотрудников. Передавая ее тем или иным пользователям, мы используем внутри компании информацию о физлице. Ролевая модель в GP OrgManager выстроена таким образом, чтобы не нарушать никакие законы и предоставлять корректные данные.

Учитывая такую возможность, какие руководители помимо HR могут быть пользователями системы и что они могут получить?


Для финансового директора

Для чего может понадобиться финансовому директору компании видеть не ФОТ, а план-фактный анализ бюджета на ФОТ и бонусы в режиме онлайн? Допустим, что финансовый и HR-директора, которые всегда были противоборствующими структурами, объединяются в общем удовольствии получения годового бюджета уже после его защиты. Тогда как раньше HR бюджетировал расходы на персонал, ФОТ и дополнительные статьи, находясь в противостоянии с финансовым блоком, — потому что никогда на практике финансовый и HR блоки не совпадали по фактическим и планируемым расходам.

Почему так происходит?

Чаще всего финансовый блок преследует свои цели. У него есть более обширная информация, особенно по сотрудникам, не учтенным в штатном расписании: самозанятые, ГПХ, аутсорс и т. д. Ведь это тоже существенная статья расходов компании, и тот факт, что HR их не видит, не освобождает функцию HR от ответственности. Поэтому наша система GP OrgManager обогащена областями, которые позволяют вести учет кост-центров. При таком раскладе, когда вы видите кост-центр затрат, которые берете за исходники в финансовом блоке и отражаете у себя в управленческом учете персонала, — у вас нет шансов конфликтовать с финблоком: всё сойдется практически до рубля.

На сегодня GP OrgManager — единственная система, которая позволяет это сделать в формате прямой и обратной интеграции. Прямая интеграция означает, что из управленческой структуры, где все ведется и наследуется, при создании дополнительных единиц или планировании вакансий мы передаем данные в финансово-учетную систему — при полном совпадении с кост-центрами затрат.


Для коммерческого директора

Коммерческая функция отвечает за продажи, их динамику и развитие, двигает бизнес к исполнению стратегических целей. Зачем коммерческому директору может потребоваться в онлайн-режиме любая структура сотрудников — управление ФОТ, резерв по бюджету или вакансии?

В первую очередь для оперативного принятия решений. У нас большая страна, чтобы эффективно управлять персоналом в масштабах компании — нужно быстро принимать решения. Если у коммерческого директора есть прозрачная система понимания и контроля хедкаунта, он может в режиме онлайн мгновенно, используя drag-and-drop, перенести вакансии туда, где он находит соответствующего специалиста. Не всегда за продажи на Урале может отвечать человек, найденный в Екатеринбурге. Пока вы будете переносить эту позицию через все службы в компании, писать запрос в HR, ждать когда финансы перенесут расходы по кост-центрам, потом пока это вернется в HR, а HR отрапортует коммерческому директору: вакансия перенесена, можно искать, — за это время можно потерять ценного кандидата, который способен сделать хороший оборот по выручке или привести партнеров для развития бизнеса.

Не нужно тратить время на все эти действия. Коммерческая служба знает лучше, как и где им формировать выручку и добиваться результата. Предоставьте им такую возможность — нет ничего более ценного, чем прозрачность для коммерческой службы в управлении персоналом.


Для директора по производству

Зачем прозрачный хедкаунт нужен директору по производству? Для начала скажем, что у нас в стране есть множество современных производств, с высоким уровнем развития бизнес-процессов и управления автоматическими системами ERP, которые считают эффективность этого процесса и единицу выработки на человека. Поэтому производственники считаются одними из самых эффективных подразделений. И адекватное предоставление им современной системы управления персоналом только усилит их эффективность.

В производстве чаще всего встречаются интересные схемы по заполнению рабочими специальностями. Первое — это инженерный состав: он всегда ценен, его нужно держать в штате, поэтому он будет отражаться в актуальном штатном расписании того или иного цеха. Второе — сотрудники на ГПХ, которые предоставляются подрядчиками. Их тоже желательно видеть в режиме онлайн и управлять ими с точки зрения присутствия в расходах по персоналу: это значимая статья, где есть свои запланированные накладные расходы, которые тоже было бы неплохо учитывать. И здесь будет кстати наш модуль бюджетирования: он позволит управлять бюджетированием полного хедкаунта в том виде, в котором на текущий момент живет компания.


Дополнительные возможности

Все мы прекрасно понимаем, что штатное расписание может сильно изменяться в зависимости от управленческой или функциональной структуры. Поэтому предлагаем перейти на прозрачный подход — установить GP OrgManager, который будет полезен руководителю с любой функцией.

Понимание прозрачности системы дает руководителю возможность управлять и мотивацией сотрудников, создавать разные мотивационные системы. Например, можно использовать проектные команды для дополнительной мотивации, в плюс к основному доходу. Предположим, у вас есть система проектного управления, и за участие в определенных проектах вы можете назначить сотруднику премию. Это всегда стимулирует к работе, повышает вовлеченность. Если вы сделаете замер, обязательно это увидите.

При этом система GP OrgManager полезна не только коммерческим и бэкофисным руководителям. Она достаточно проста и может использоваться руководителями любого ранга, даже если у них в подчинении от 3 до 5 человек. Действительно понимая прозрачность системы, ставки и уровни ваших сотрудников, — вы можете видеть целостную картину того, как управляете своим процессом.

В заключение стоит пояснить, почему мы так много говорим про процессы. Именно бизнес-процессная модель является ядром системы GP OrgManager. Она отражена в 3D модели, где собраны три ключевых параметра управления предприятием: бизнес-процесс, функция и матрица ответственности, без которых мы с вами никуда не поедем. Чтобы реализовать доставку счастья вашим клиентам, необходимо иметь отлаженный бизнес-процесс с закреплением четкой ответственности на конкретного сотрудника. Поэтому чем больше у вас прозрачности и ответственности — тем быстрее вы едете к стратегическим целям. Желаем каждому перед Новым годом выполнить свои планы!