© 2021 FORPEOPLE COMPANY
Тренд осенних конференций: кадровый документооборот
Евгения Украинцева
Директор по продукту ForPeople Company

Топ-специалист с комплексной экспертизой в HR, продакт-менеджменте и управлении изменениями


Осень для HR — традиционно время конференций, презентаций и запусков, когда весь HR-сектор спешит делиться опытом и собирать лучшие кейсы. Нынешний сентябрь не стал исключением: вот только что отшумели крупнейшие конференции. Мы, разумеется, не могли их пропустить.

Среди множества обсуждений сложно было не заметить два основных тренда этого месяца, две горячие темы, о которых, кажется, только ленивый не поговорил, не представил кейс или новое решение. О них и поговорим.

Всех интересует ЭДО

Явным лидером всеобщего внимания стал электронный документооборот, тренд последнего года и ближайших двух лет. Надо сказать, что к его развитию нас сильно подталкивает государство, вводя требования по ускоренному переводу документов в цифровой формат.

По количеству презентаций на конференциях ЭДО затмил собой все. Многие компании показали очень достойные решения, рассказали об их возможностях и эффектах, в первую очередь сокращении времени на подписание документов, поделились кейсами быстрых внедрений. Все это выглядит сильно и действительно радует. Однако на текущий момент ИТ-архитектура, в том числе в кадровом документообороте, настолько разнообразна, что параллельно с выбором инструментов ЭДО возникает необходимость изучить свой ИТ-ландшафт и проработать второй огромный блок. Это интеграции.

Почему возникает этот вопрос? Документами обвязан весь путь сотрудника внутри организации: прием, перемещение, изменение оргструктур, повышение зарплаты, изменение должностей и т. д. И на каждом этапе возникает создание электронного документа, потом бумажного и официальной подписи. Для того чтобы правильно интегрировать ЭДО в свои уже готовые системы, никуда не деться — придется провести ревизию ИТ-ландшафта и понять, в каком месте стыковка с вашим ЭДО будет максимально эффективной.

Кадровый документооборот в GP OrgManager

Если говорить о том, как эту проблему предлагает решать GP OrgManager, то самое интересное вы можете увидеть в модуле "Должностные инструкции", или Job Description.

Как устроены "Должностные инструкции"? Мы предоставляем решение, в котором вы сразу получаете кадровый документооборот, причем можете выбрать его конфигурацию по своему вкусу и удобству:

  • во-первых, стыковка с госуслугами: для ситуаций, когда у человека есть своя квалифицированная электронная подпись и он хочет ею подписывать документы;

  • во-вторых, стыковка с вашим КЭДО, который компания уже купила, — вам не придется думать, как его интегрировать. Эта задача в нашей зоне ответственности, для ее решения мы продумали модуль интеграции;

  • и в-третьих, вы можете установить GP OrgManager в составе с кадровым ЭДО. В этом случае у вас будет идеальное решение, при котором не нужно перекапывать ИТ-ландшафт и выстраивать двойные интеграции. Вы просто покупаете GP OrgManager с функционалом, который уже включает КЭДО.

Многие долго пытаются решить для себя, нужны ли в компании должностные инструкции и можно ли их заменить. В конечном итоге, после проверок ГИТ или других органов, обычно приходят к тому, что все-таки нужны. Однако этот блок крайне сложно администрировать, когда у вас больше 2 тысяч сотрудников, а количество изменений достигает 100 и больше в месяц на каждое подразделение. В таком объеме без автоматического решения для формирования должностных инструкций кадровый документооборот не справится.

На сегодняшний день в GP OrgManager продумано два типа изменений должностных инструкций: индивидуальные и массовые. Если внедрить их вместе с кадровым электронным документооборотом, вы высвобождаете порядка 40% рабочего времени на каждого специалиста отдела кадров в части работы с ДИ. Мне кажется, это лучшее решение, которое можно найти на рынке, получив партнера по оргменеджменту и работу с должностными инструкциями в комплексе с КЭДО.